В современной практике управления предприятием перед принятием какого-либо решения проводят совещание, на котором обсуждаются ключевые моменты поставленных перед предприятием задач. Для документирования вопросов и результатов обсуждения составляется документ «Протокол совещания». В нем отражается сам факт проведения заседания, вопросы для обсуждения, принятые решения и лица, контролирующие выполнение поставленных задач.
Протокол совещания состоит из нескольких частей. В первой части указывается сама тема совещания или повестка дня, где отражены проблемы, требующие найти решение. В следующей части, основной, описываются сами решения, принятые в результате обсуждения вопросов, поставленных перед участниками заседания. В последней части протокола составляется явочный лист, на котором перечислены все участники совещания и указывается их общее количество. По окончании заседания всех его участников должны ознакомить с составленным протоколом под роспись. Подписав протокол, участники обязаны выполнить все возложенные на них данным документом задачи.
Обычно протокол совещания составляется секретарем. Но в последнее время на рынке программного обеспечения появилось множество систем по обработке документооборота предприятия, в том числе и автоматизации процесса создания протокола совещания. Такие системы позволяют перейти от бумаг к электронному виду данного документа, обеспечивая более удобную работу с документами. Данные системы включают следующие возможности: создание в электронном виде повестки дня совещания, назначение места и даты заседания, уведомление участников заседаний о предстоящих совещаниях. Протокол совещания является официальным документом и на основании него руководитель организации вправе требовать выполнения поставленных в нем задач.
Дата публикации 15.05.2012, 15:57
