В США более 90%, а в Европе более 70% предприятий передали часть функций профессиональным компаниям. У нас все иначе: мы готовы «резать косты» там, где надо и не надо, а вот передачу второстепенных направлений в управление профильным фирмам, чтобы существенно сэкономить, руководители находят рискованной и необоснованной.
Почему собственники и менеджмент не решаются отдать часть функций на аутсорсинг? Боятся потерять контроль над определенным бизнес-процессом? Сомневаются в квалификации аутсорсинговых компаний? Опасаются стать жертвами утечек информации? Не понимают, кто будет нести ответственность при возможной ошибке аутсорсинговой компании? Живут с иллюзией, что собственное подразделение содержать выгоднее?
Риски у аутсорсинга, конечно, есть. И здесь совет один: тщательно подходить к выбору подрядчика (возможно, даже при помощи консультантов) и четко понимать инструменты контроля аутсорсинговой компании:
1. Фиксация ответственности исполнителя в договоре.
2. Кураторство, которое заключается в тесном взаимодействии одного из руководителей компании-заказчика с представителем/представителями аутсорсера, ведущими проект.
3. Сотрудничество только с компанией, сотрудники которой хорошо знакомы со спецификой вашего бизнеса.
Затраты
При сравнении затрат на функционирование собственной службы и затрат на ее аутсорсинг руководитель обычно берет в расчет только два показателя – сумму договора с потенциальным подрядчиком и ФОТ (фондом оплаты труда) своего подразделения. Вторая цифра иногда выглядит привлекательнее. Однако таким образом менеджер вводит себя в заблуждение, ведь зачастую в калькуляцию не попадают даже налоги на ФОТ, не говоря уже о других затратах, сопряженных с работой службы. Для того чтобы сказать аутсорсингу твердое «нет», объявив его экономически нецелесообразным, стоит посчитать «до копеечки» все затраты на определенное подразделение.
Пример из практики
Затраты компании с оборотом в 20 млрд. руб. на содержание юридического отдела составляли порядка 12 млн руб. в год. Сюда входили ФОТ, налоги на ФОТ, транспортные расходы, мобильная связь, информационные услуги, представительские расходы. По большому счету, в стоимость содержания надо бы присовокупить еще мебель, канцелярку, уборку помещений и прочие бытовые расходы. Когда же компания передала юрсопровождение на аутсорсинг, ее затраты сократились вдвое.
Два положительных момента
При работе с аутсорсинговой компанией качество документооборота в компании вырастет в разы. Дело в том, что сотрудники сторонней обслуживающей организации крайне редко принимают сомнительные документы, нечетко формулируют ТЗ или предоставляют неполный пакет документов. А договорные отношения с подрядчиком минимизируют риски по направлению «человеческий фактор». Отговорки и сомнительные объяснения, которые мы часто принимаем от собственных сотрудников, для вас будут уже не актуальны.
Какие функции компания готова отдать подрядчику?
Ответ на этот вопрос можно дать только после изучения всех рисков, связанных с отказом от выполнения тех или иных непрофильных работ своими силами. Все функции, не попавшие в список «крайне рискованные», теоретически могут быть вынесены на аутсорсинг.
Во внешнее управление логично передать те работы, потребность в которых возникает нерегулярно. Один из кандидатов на вылет из штата — неполноценная служба, представленная одним-двумя сотрудниками, стремящимися закрыть собой буквально все участки. Лучший пример – корпоративный юрист, который в одном лице и швец и жнец: и договоры завизировать, и в суд поехать, и заключение по проекту дать, и при этом всегда должен быть в пределах досягаемости – на экстренный случай. Его болезнь или отпуск – катастрофа для всего предприятия.
Логично отдать на аутсорсинг проекты. Большинство компаний старается реализовывать их своими силами: к основному функционалу сотрудников добавляются обязанности по участию в какой-то рабочей группе. В итоге страдают все – и обремененный дополнительным заданием сотрудник, и компания, не получающая высокого качества реализации проект. Очевидно, что уровень организации работ у специализированной компании будет априори выше (это, кстати, касается не только проектов, но и работы по какому-то направлению аутсорсинга — бухгалтерии, юрсопровождения, HR).